〈この記事はこんな方におすすめ〉
・生産性を高めて残業時間を減らしたい人
・タスク管理がうまくいかない人
〈この記事によってわかること〉
・途切れることなく次々と仕事を片付ける秘訣
・残業時間を減らす方法
GTDとは？
GTD=Getting Things Done
GTDとは物事を完了することを言います。
つまりGTDとは、物事を終わらせて頭をスッキリさせるための技術。
Done＝完了の感覚って大事です。
いつまでも未完了のタスクが頭に残っていると効率が下がります。
Done is better than Perfectという名言もありますしね。
GTDの原則：頭を空にする
GTDの原則は、頭の中に情報を溜め込むのではなく「順序立てた上で外部に並べてしまう」こと。
GTDの鍵：inboxとスケジュール
やるべき仕事を頭から全部外に出し、順序立てて消化していくために、
inboxとスケジュールという二つの道具をフル活用します。
inboxについて
inboxについて押さえるべきポイントは以下の5つです。
Inboxとは「やることリスト」
inboxとは簡単に言うと「やるべきことリスト」です。
Inboxに全てを入れる
なんでもかんでもとりあえずinboxに入れましょう。
Inboxは複数持たない
inboxを複数持つのはオススメしません。
ありがちなのが「iPhoneのメモ帳」「紙のノート」「日記帳」など複数のツールを併用するパターン。
これも同期することやダブりの排除などで管理コストがかかるため避けましょう。
Inboxは定期的に空にする
inboxは定期的に空にしましょう。
理想的なのは毎日空にすること。
毎日が難しければ、毎週決まった曜日・時間に、inbox見直しタイムを設けましょう。
Inboxは優先順位をつけない
inboxに放り込んだことは優先順位をつけません。
いちいち優先順位を考えたり見直したりすることで脳はめちゃ消耗するからです。
inboxに入れたものは、常に最新のものから消化していけばいいのです。
スケジュールについて
スケジュールの使い方のコツは以下の2つです。
カレンダーにto do listを書かない
to doの管理はinboxによって行うべきであり、スケジュール帳に書き込んではいけません。
スケジュール帳に書くべきは「時間があればやること」ではなく「この日・この時間にすべきこと」なのです。
リマインダーを組む
スケジュールを忘れないよう、スケジュール帳を開く時間を自分の中で決めましょう。
デジタルのスケジュール帳を使っている人は重要な用事にリマインダーを設定するのが良いです。
仕事の生産性が下がる原因
ここで改めて、どんな時に仕事の生産性が下がるのか意識しましょう。
脳の記憶力に頼る
全てを脳で記憶しようとすると大変な負荷がかかります。
inboxに全て吐き出すことで身軽になりましょう。
たくさんのタスクを抱えてる感覚に陥る
たくさんのタスクを脳内に抱えていると不安感や恐怖感に襲われます。
inboxに吐き出せば「これが全体像か」「今50%くらい消化したな」という風に状況を視覚的に把握できるので、不安も恐怖も軽減されます。
タスクを見るたびに優先順位がぶれる
一仕事を終えて、次の仕事に取り掛かろうとした時、「次は何をやるべきだろう？」と考えていては時間の無駄。
inboxは上から順にこなすという原則に従えば、迷うことはありません。
こまごましたTIPS
紙は読んだら処分する
紙は読んだらすぐ捨てる癖をつけましょう。
どうしても保存したいものはデジタル化して、あとから検索できるように保管しましょう。
レジュメにメモしない
会議で配られる資料にメモするのはやめましょう。
会議資料は会議が終わったらすぐ捨てるべきです。
覚えておきたいポイントは会議資料でなく自分のノートに書きましょう。
まとめ
スケジュール管理がうまくできない人、仕事の進め方に改善の必要を感じてる人、常に時間に追われてる感じかする人は、大変おすすめの本です。
特に「脳の記憶力に頼る」「タスクを見るたびに優先順位がぶれる」というのは疲弊する原因。
GTDをマスターして、疲れることなくタスクを消化できる体質を手に入れたいですね。
音声でのまとめはこちらです。
