〈この記事はこんな方におすすめ〉
・とにかく仕事の作業スピードをあげたい
・アウトルックについてあまり知らない
〈この記事によってわかること〉
・多くの人が気づいていないアウトルックのムダ
・ムダを省く具体的なテクニック
「アウトルック最速仕事術」は、ほとんどのサラリーマンが
毎日仕事で使っているであろうOutlookの
効率化テクニックを紹介してくれる本です。
いったいなにがムダなのか、
そのムダを省くにはどうすればいいのか、
初心者でもわかるように丁寧に解説してくれます。
この記事では、「アウトルック最速仕事術」のエッセンスを独断と偏見でお伝えします。
要約
ムダBig3
次の3つの大きなムダを省くことで、仕事は大幅に効率化できる。
画面切り替えのムダ
意識せずに多くの画面を切り替えることによる時間のロス
マウス依存のムダ
手がキーボードとマウスを往復することによる時間のロス
整理しすぎのムダ
過度なメールのフォルダー分けおよびその操作と判断時間のロス
目から鱗な効率化テクニック
ムダBig3を省くためには、以下のテクニックがオススメ。
仕事が捗る画面設定
- ホーム画面のメール閲覧ウインドウを閉じる
- ホーム画面では本文を読まない
- ホーム画面右側に予定表を表示する
- いちいち予定表画面にしない
時間を生み出すショートカット
- Ctr + >で表示するメールを切り替える
- Ctrl + Yでフォルダを移動する
- Ctrl + Spaceでメールの書式を標準化する
- Ctrl + C、Ctrl + Vでメールを予定表にコピペする
フォルダ分けからの解放
- メールはフォルダ分けしない
- 受信トレイには未完了のものだけ残す
- 読み終えたメールは全部アーカイブする
- よく検索する条件は「検索フォルダ」に保存
感想
- ショートカットはすでに知っている内容も多かった
- これだけ効果の高いものを上手にまとめてあるのはすごい
- 巻頭に示されたキーボードマップが初心者には大変有用だと思う
まとめ
この本に載ってるテクニックをマスターすれば、
仕事にかかる時間もストレスも、確実に減ります。
仕事でOutlookを使わざるをえないサラリーマンは必見。
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